فوری نکات، الزامات و پیشنیازهای مهم برای فرایند رفخوانی سیستمی

 با عنایت به آماده‌سازی فرایند رف‌خوانی سیستمی در سامانه مدیریت و نظر به اینکه برای اجرای این فرایند، الزامات  و پیش‌نیازهایی به شرح ذیل ضرورت دارد، مقتضی است ترتیبی اتخاذ شود که مراتب ذیل در اسرع وقت در اختیار  مسئولین و کتابداران ارجمند کلیه کتابخانه‌های عمومی نهاد قرار گیرد ودر این خصوص نظارت و پیگیری‌های لازم را به انجام برسانید.

الف) قبل از انجام رف‌خوانی انجام اقداماتی که در ذیل شرح داده شده، به منظور اجرای مطلوب، سریع و دقیق سیاهه‌برداری و رف‌خوانی منابع در کتابخانه الزامی است.

• اصلاح داده‌ها: لازم است ابتدا کارکنان محترم کتابخانه، نسبت به بررسی و اصلاح داده‌های خود اقدام کنند. در این راستا، گزارش «اصلاح داده‌ها» در ذیل منوی گزارش‌ها، ستون کتابداری در دسترس کتابداران ارجمند قرار دارد. لازم است مجموعه گزارش‌های موجود در این بخش، توسط همکاران بررسی و داده‌های نادرست با پیگیری از طریق کارشناسان امور کتابخانه‌ها اصلاح شود. 
• مرتب‌سازی و چیدمان صحیح منابع کتابخانه بر اساس شماره راهنما:  قبل از سیاهه‌برداری منابع، مرتب‌سازی و چیدمان صحیح منابع در قفسه‌ها بر اساس شماره راهنمای آن‌ها( رده اصلی، رده فرعی و کاتر) ، ضرورت دارد. این فرایند با نظارت مسئول کتابخانه و رئیس اداره شهرستان به انجام رسد و سعی شود که تا قبل از ابلاغ رسمی رف‌خوانی، تمامی منابع از نظر چیدمان بر اساس شماره راهنما در جایگاه صحیح خود در قفسه قرار گرفته باشند.
• بررسی بارکدهای منابع و چاپ مجدد بارکدهای مخدوش و ناخوانا: بررسی بارکدهای کتاب‌ها و چاپ مجدد بارکدهای مخدوش، چروک شده و همچنین بارکدهایی که توسط بارکدخوان خوانده نمی‌شوند،‌ ضروری است. توصیه می‌شود بارکدهایی که در هنگام امانت و بازگشت کتاب توسط بارکدخوان، خوانده نمی‌شوند حتما در اولویت چاپ مجدد بارکد قرار گیرد.
• برای کتابهایی که فاقد بارکد هستند، چاپ بارکد انجام شود: لازم است برای کتاب‌هایی که فاقد بارکد هستند، بارکد استاندارد چاپ و مطابق دستورالعمل روی جلد کتاب الصاق شود.           

ب) آماده‌سازی زیرساخت‌های لازم برای فرایند رف‌خوانی: از آنجایی که فرایند رفخوانی سیستمی در محیط نرم‌افزار سامان به انجام می‌رسد و همچنین به منظور جلوگیری از قطعی احتمالی اینترنت در ایام رف‌خوانی، رفع نقص تجهیزات فنی (از جمله تجهیزات برقی، بارکدخوان، چاپگر، و رایانه‌های کتابخانه) لازم است تمهیدات لازم در این خصوص، به نحوی اتخاذ شود که در موعد مقرر، کتابداران دچار مشکلات احتمالی نشوند. بر این اساس، ضرورت دارد تجهیزات فنی موردنیاز را از نظر عدم وجود مشکل و نقص بررسی و نسبت به رفع مشکلات فنی موجود اقدام و در صورت وجود مشکل از طریق کارشناسان  امور کتابخانه‌ها و فناوری اطلاعات استان، پیگیری نمایند.